برنامه ریزی استراتژیک
باسمه تعالی
خلاصه فصل هفتم و هشتم
کتاب برنامه ریزی استراتژیک در سازمان های آموزشی – دکتر محمد رضا کرامتی
خلاصه شده توسط :
عیسی درویش پور
دانشجوی دکتری مدیریت آموزشی
فصل هفتم
فرایند برنامه ریزی استراتژیک
فرایند برنامه ریزی استراتژیک در سازمان های آموزشی شامل شش مرحله است:
مرحله اول: فراهم کردن مقدمات کار:
این مرحله خود شامل هفت گام می باشد:
1-بررسی و تجزیه و تحلیل برون سازمانی: در بررسی و تجزیه تحلیل برون سازمانی باید داده های مربوط به جمعیت شناختی، منابع مالی خارج از سازمان آموزشی، ارزش ها و فلسفه حاکم بر جامعه، آگاهی از سیاست های توسعه کشور، آگاهی از نیاز واقعی بخش های مختلف جامعه، آگاهی از وضعیت رسانه های گروهی، آگاهی از ساختار اقتصادی جامعه، آگاهی از ساختار سیاسی جامعه و شناسایی کارایی بیرونی جامعه (نسبت پاسخ گویی سازمان به تقاضای بازار کار و تناسب عرضه و تقاضا) مورد بررسی قرار گیرد.
2- بررسی و تجزیه تحلیل درون سازمانی: در تجزیه و تحلیل درون سازمانی می توان به نیازسنجی در سطح سازمانی پرداخته و در خصوص مسایل مربوط به معلمان و اعضای هیأت علمی، یادگیرندگان، ساختار و تشکیلات سازمان های آموزشی، وضعیت فضاهای آموزشی، امکانات مالی، نیروی انسانی متخصص، فناوری اطلاعات، وضعیت محتوا و سر فصل دروس، روش های متداول در آموزش، ساختار ارزشیابی و کارایی درونی سازمان، بررسی لازم را به عمل آورد.
3- ارزیابی قوت ها- فرصت ها ضعف ها و تهدیدها : آگاهی از نقاط ضعف و تهدیدها، مؤسسه را از قربانی شدن، نجات می دهد و با اقدامات به موقع تهدید ها و ضعف ها برطرف می شود.
4- مشارکت افراد ذی نفع در برنامه ریزی: از آنجا که ذی نفعان در وضعیت سازمان آموزشی سهم به سزایی دارند، ضروری است بیاموزند که چگونه به صورت تیمی باهم کار کنند تا از طریق نیل به توافق جمعی فراگرد برنامه ریزی را تسهیل نمایند. دستیابی به توافق جمعی فرایندی است که با عجله حاصل نمی شود و مستلزم صرف وقت است.
5-تجزیه و تحلیل و شکاف: شکاف فاصله بین نتایج «آنچه هست» و «آنچه باید باشد» را مشخص می کند. در فرایند تجزیه و تحلیل شکاف، ابتدا باید فهرستی از کلیه داده ها فراهم شود، سپس داده های مهم شناسایی و به صورت معنی دار دسته بندی گردند. در مرحله بعد کار تفکیک داده ها در قالب دسته بندی ها انجام پذیرد و در نهایت داده ها به منظور شناسایی تفاوت ها و نکات تردید بر انگیز مورد تحلیل قرار گیرند.
6- ترسیم چشم انداز: چشم انداز در واقع همانند قطب نمایی است که دور نمای آموزش را معلوم می کند و به این سؤال مربوط است که آموزش کجا قرار دارد و به کجا می خواهد برود. هنگام ترسیم چشم انداز ابتدا باید توافق جمعی درباره باورها حاصل گردد و سپس پنداره آرمانی ترسیم شود.
7- آموزش جامعه و اطلاع رسانی : آموزش جامعه در برنامه ریزی استراتژیک باید به بهترین شکل ممکن صورت گیرد و بدین منظور باید سمینارها، سخنرانی ها، کارگاه های آموزشی، انجمن های صنفی و خدماتی، کنفرانس ها و انجمن های اولیا و مربیان و سایر جلسات ضروری تشکیل شوند.
مرحله ی دوم: تدوین برنامه استراتژیک
دلایل مستند و علمی تدوین برنامه باید برای مدیران سطح بالای آموزش روشن شود تا هنگام اجرا با توجه به آگاهی از ضرورت آن همکاری کنند. در هر حال صرف نظر از روش به کار گرفته شده در انتخاب گروه تدوین کننده برنامه ، ارتباط مداوم با همه گروه های داخل و خارج سازمان به منظور استفاده از تجربیات آنها ضروری است. گروه تدوین کننده حتی الا امکان باید کوچک باشد(حداقل 12نفر و حداکثر 18نفر)
عناصر تشکیل دهنده برنامه استراتژیک عبارتند از:
- ضرورت تدوین برنامه
- باورها و اعتقادات فلسفی و مفروضات مربوط به برنامه ریزی
- رسالت آموزش و هدف های استراتژیک آن
برنامه استراتژیک مطلوب برنامه ای است که:
- نیازهای دانشگاه، جامعه و مفروضات آینده را مد نظر قرار دهد.
- به ایده های مطلوب افراد در آینده توجه کند.
- به روشنی تدوین شده و برای خوانندگان قابل فهم باشد.
- به عنوان یک سند دقیق و باارزش به طور مختصر اولویت های منطقه را بیان کند و فعالیت های مورد نیاز را در فواصل زمانی معین جهت نیل به خواسته های تعیین شده مشخص نماید.
نکاتی برای تدوین یک برنامه استراتژیک بهتر:
- گروه تدوین کننده متشکل از ترکیب متنوع و در عین حال منسجمی از افراد باشد.
- برای ایجاد تفکر استراتژیک بلند مدت، زمان کافی در نظر گرفته شود.
- صرف نظر از سمت مجریان، به همه آنها امکان اظهار نظر داده شود.
- پیش از آغاز اجرای برنامه، درمورد نحوه اجرا پیش بینی های لازم به عمل آید.
- برنامه انعطاف پذیر بوده و امکان انطباق با تغییرات اجتماعی، اقتصادی و سیاسی را داشته باشد.
- دستاوردهای برنامه حداقل به صورت فصلی، ماهانه یا هفتگی مورد بازبینی قرار گیرد.
مرحله سوم: تدوین برنامه عملیاتی
برنامه عملیاتی تعریف می کند که چگونه ما به جایی که قصد رفتن داریم، می رسیم، برای طی کردن مسیر چه گام هایی را باید برداریم و اینکه چه کسانی، چه کاری را چه زمانی و چگونه انجام دهند.
تنظیم برنامه عملیاتی، مرحله فنی برنامه ریزی است که در آن هدف های برگزیده در قالب هدف های جزیی تر ارائه می شود. در این مرحله سعی می شود هدف ها به صورت دقیق و کمّی بیان شود و معیار تحقق آنها نیز با درصد نشان داده می شود تا توان اجرایی برنامه تضمین شود.
برنامه استراتژیک ، هدف را تعیین می کند و برنامه عملیاتی راه رسیدن به هدف را مشخص می کند. برنامه های عملیاتی که عموماً کوتاه مدت اند و به صورت یک ساله تدوین می شوند، امکانات مادی، فضای آموزشی، کادر اداری، برنامه های تحصیلی و درسی، آموزشی و استخدام کارکنان و اعضای هیأت علمی و...را در بر می گیرند و حوزه هایی را تحت پوشش دارند که لزوماً در برنامه استراتژیک مطرح نشده اند. برنامه های عملیاتی را باید کسانی تهیه کنند که مسئولیت اجرا را به عهده دارند و در تهیه آنها باید از مدیرانی که مسئولیت های کلیدی را بر عهده دارند، استفاده کرد. مثلاً مدیر مدرسه را تشویق کرد تا معلمان را در تهیه برنامه توسعه مدرسه درگیر کرده و هیأت امنای مدرسه را برانگیزد تا از نظر کارکنانی که وظایف مهمی را انجام می دهند، بهره گیرند.
مرحله چهارم: اجرا و نظارت برنامه
در مرحله ی اجرا آموزش و توجیه کادر آموزشی و اداری از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در این زمینه باید پنج فعالیت اساسی صورت گیرد: ابتدا اطلاعات کلی و عمومی در مورد اجرای برنامه به افراد داده شود و سپس از طریق آموزش، وظیفه و نقش افراد و گروه ها در واحد ها و حوزه های مختلف کاری مشخص شود. در مرحله بعد در فرایند آموزش کادر آموزشی و اداری، اطلاعاتی در زمینه ی کار آفرینی، برنامه ریزی درسی، تحقیقات تربیتی، دوره ها و رشته های تحصیلی و ضرورت و چگونگی بازنگری آنها و همچنین فعالیت های فرهنگی و نحوه تعامل با دانش آموزان و دانشجویان ارائه گردد و سپس یک نظام اطلاعاتی مدیریتی به هم تنیده برای کمک به مسئولان در مدیریت برنامه استراتژیک مستقر شود. آخرین فعالیت، اصلاح راهبرد ها و تاکتیک ها بر مبنای داده های حاصل از نظارت به منظور حصول اطمینان از اثر بخشی فعالیت هاست.
کنترل و نظارت برنامه، جزء لاینفک مرحله اجراست. تکنیک ارزشیابی و بازنگری برنامه روش مسیر بحرانی و روش تحقیق در عملیات رامی توان ازجمله روشهای کاربردی دانست که به عنوان ساز و کار های کنترل و نظارت در اجرای برنامه ها مورد استفاده قرار می گیرند
تکنیک ارزشیابی و بازنگری برنامه زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که یک طرح برای اولین بار مطرح می شود یا ارتباط بین فعالیت های طرح پیچیده است . کاربرد این روش ارزان و مقرون به صرفه است ولی استفاده از آن مستلزم وجود اطلاعات دقیق آماری،زمان،امکانات کالبدی و کارشناس ماهر است.دراین روش از سه برآورد زمانی جهت محاسبه استفاده می شود.
در روش مسیر بحرانی از یک برآورد زمانی استفاده می شود و به جای برآورد زمان مورد نیاز برای انجام فعالیت ها، هزینه مورد نیاز برای انجام آن فعالیت برآورد می گردد.
استفاده از روش تحقیق در عملیات ، اجرا و ارزشیابی برنامه را تسهیل می کند و به برنامه ریزان کمک خواهد کرد تا با انتخاب بهترین راه در کمترین زمان و با صرف حداقل هزینه بتوانند از منابع در دسترس حداکثر استفاده را ببرند .
مرحله پنجم : ارزشیابی و پژوهش نهایی
ارزشیابی به دو صورت مرحله ای و نهایی انجام می گیرد.
ارزشیابی و پژوهش مرحله ای به تشخیص مسایل و مشکلات در کلیه مراحل برنامه ریزی می پردازد و اشکالات کار را در تمام مراحل شناسایی می نماید تا نواقص و مشکلات در حین کار رفع گردد.
ارزشیابی و پژوهش نهایی، هدفش فراهم نمودن مقدمات لازم جهت ایجاد تغییرات کمی و کیفی در آینده است. این نوع ارزشیابی که در مورد عملکرد گذشته صورت می پذیرد به مدیران کمک می کند تا در برنامه های آینده بر نقاط قوت خود تاکید ورزیده و نقاط ضعف خود را برطرف نمایند
مرحله ششم: تجدید نظر و باز نگری برنامه
در این مرحله گروه برنامه ریز با سه اقدام اساسی روبه رو است :
1-چنانچه برنامه به تحول بنیادی نیاز داشته باشد، دگرگونی ضرورتی اساسی است .
2-چنانچه دارای اشکالات اساسی باشد، تغییر ضرورت می یابد.
3-و اگر در موارد جزیی به حذف و اضافاتی نیاز باشد اصلاح کفایت می کند.
فصل هشتم
تضمین کیفیت
مفهوم کیفیت
در تعریف سازمان جهانی استاندارد ، کیفیت ، مجموع ویژگی ها و خصوصیات یک فرآورده یا خدمت است که بیانگر توانایی آن در برآورده کردن خواسته های بیان شده باشد. کیفیت را می توان بر مبنای هر یک از عناصر نظام آموزشی یعنی درونداد ، فرآیند ،محصول ، برونداد و پیامد چنین تعریف کرد:
کیفیت درونداد: عبارت است از میزان تطابق دروندادهای نظام (ویژگی های یادگیرندگان ، قابلیت های مدرسان ، برنامه درسی و ...)با استاندارد های از قبل تعیین شده یا هدف ها (انتظارات)
کیفیت فرآیند: عبارت است از میزان رضایت بخشی فرآیندهای یاد دهی – یادگیری
کیفیت محصول: عبارت است از اینکه تاچه اندازه برونداد های واسطه ای نظام (نتایج امتحانات ، ارتقاء در یک پایه تحصیلی و...)رضایت بخش اند.
کیفیت برونداد: عبارت است از اینکه تا چه اندازه نتایج نظام آموزشی (دانش آموختگان ، نتایج پژوهش و آثار علمی و ...) در مقایسه با استاندارد های از قبل تعیین شده رضایت بخش اند.
کیفیت پیامدها: عبارت است از اینکه تا چه اندازه وضعیت اشتغال به کار دانش آموختگان رضایت بخش است.
تضمین کیفیت و حوزه های وابسته به آن
تضمین کیفیت در سازمان های آموزشی عبارت است از خط مشی ها ، سیاست گذاری ها ، فرآیند ها و فعالیت های برنامه ریزی شده و بازنگری نظام مند و مستمر اهداف ، ساختار ،درونداد، برونداد و پیامد ها که از طریق آن ها کیفیت سازمان ها ی آموزشی بر اساس معیار های قابل قبول حفظ ، ارتقا و توسعه می یابد و رابطه نزدیک تری میان برونداد های سازمان های آموزشی با نیاز های افراد ذی ربط ، ذی نفع و نیاز های جامعه برقرار می شود .
تضمین درونی کیفیت یعنی اجرای سیاست ها و ساز و کار های یک موسسه یا دوره به منظور اطمینان از اینکه آن موسسه یا دوره به اهداف خویش رسیده و استانداردهایی را که به طور کلی برای آموزش یا به طور خاص برای یک حرفه ،یا رشته لازم است به دست آید ، کسب کرده است.
تضمین بیرونی کیفیت یعنی فعالیت های یک گروه بیرونی به این منظور که مشخص کند آیا موسسه یا دوره توانسته است به استاندارد های معین یا مورد توافق دست پیدا کند ؟
تضمین کیفیت با اعتبار سنجی متفاوت است و این در حالی است که بعضی مواقع این دو اصطلاح به طور مترادف به کار می روند. یک مفهوم مرتبط و به همان اندازه گسترده «سنجش کیفیت» است که در بیشتر مواقع مترادف با ارزیابی یا «بازبینی» است .
سنجش کیفیت شامل فعالیت هایی است که توسط یک گروه بیرونی و به منظور ارزیابی کیفیت فرایند ها ، دوره ها و خدمات آموزشی انجام می گیرد.
رویکرد دیگر، ممیزی کیفیت است که کار آن ارزیابی کیفیت یا عملکرد نیست، بلکه ارزیابی کیفیت ساز و کارهای تضمین کیفیت و آشکار کردن نقاط ضعف و قوت آن است و به منظور پایش و بهبود بخشیدن به فعالیت ها وخدمات یک دوره تحصیلی یا کل موسسه آموزشی صورت می گیرد . ممیزی کیفیت عبارت است از فرایند سنجش کیفیت که توسط یک گروه بیرونی انجام می گیرد تا اطمینان حاصل کند رویه های تضمین کیفیت موسسه یا دوره یا رویه های تضمین کیفیت نظام کافی و مناسب بوده و واقعا به اجرا درآمده اند . هدف ممیزی کیفیت دستیابی به کیفیت نیست بلکه قصد دارد بررسی کند آیا نظام به سطح کیفیت مناسب خود رسیده است یا خیر .
اعتبار سنجی شیوه ای است برای تضمین بیرونی کیفیت و با یک سری استاندارد های حداقلی ، قابل قبول بودن یا نبودن مؤسسات یا دوره های تحقیقی را نمایان می سازد .اعتبار سنجی فرایندی است که طی آن یک گروه ،کیفیت یک موسسه را مورد ارزیابی قرار می دهد تا در مورد میزان دستیابی آن به استانداردهای معین قضاوت کند. معمولاً نتیجه این فرایند، دادن یک رتبه، مدرک و مجوز برای فعالیت طی یک محدوده زمانی مشخص است.
در فرایند اعتبار سنجی دو نوع ارزیابی انجام می شود: ارزیابی درونی و ارزیابی بیرونی.
ارزیابی درونی فرایندی است که از طریق آن آموزش و پژوهش به تصویر کشیده شده است و برای این گروه آموزشی این امکان فراهم می شود تا در جهت دستیابی اهداف خود بکوشد و راه توسعه آموزش را هموار کند.
در ارزیابی درونی هدف آن است که دست اندرکاران، نسبت به هدف های نظام و موانع تحقق اهداف، آگاهی بیش تری به دست آوردند و سپس میزان دستیابی به آنها را بسنجند و برآن اساس جهت بهبود کیفیت برنامه ریزی نمایند.
تضمین بیرونی کیفیت
با توجه به رسالت حیاتی سازمان های آموزشی در زمینه تربیت نیروی انسانی متخصص، تولید دانش نو و ارائه خدمات تخصصی و فناوری روز، توسعه کمی به تنهایی کافی نخواهد بود و توجه به الزامات کیفیت اجتناب ناپذیر است.
1-الزام اخلاقی- ارتباط با مشتریان: متقاضیان خدمات آموزشی(دانشجویان، خانواده، اجتماع)لایق دریافت خدمات آموزشی با بهترین کیفیت هستند.
2-الزام حرفه ای-ارتباط با نقش حرفه ای آموزش دهندگان: تأکید بر وظایف کسانی که در حال ارائه خدمات به یادگیرندگان با رعایت استاندارد های بالای آموزشی هستند.
3-الزام مسئولیت پذیری و پاسخ گویی-ارتباط با گروه های مؤسس: مدارس و دانشگاه ها جزیی از جامعه اند، بنابراین باید خواسته های جامعه را برای آموزش و خدمات برآورده سازند. در نظام هایی که به رشد کافی رسیده اند، سازمان های آموزشی، مشارکت زیادی در توسعه یا تقویت چارچوب تضمین کیفیت دارند و تا حد زیادی تحولات تضمین کیفیت کشور را رقم می زنند.
وقتی هدف بهبود کیفیت است، ساز و کار داوطلبانه بهتر از اجباری است. وقتی سازمان های آموزشی برانگیخته و متعهد به تغییر شوند، تضمین کیفیت می تواند به عنوان ابزار توسعه آموزش عمل کند.
اینکه تضمین کیفیت در قالب کدام یک از روش های«ارزیابی کیفیت»،«ممیزی کیفیت»یا«اعتبار سنجی»صورت پذیرد، به هدف اساسی نظام تضمین کیفیت بستگی دارد. ارزیابی کیفیت بر بهبود تأکید دارد و نقاط قوت و ضعف سازمان را ارزیابی می کند. ممیزی کیفیت بر توسعه تأکید دارد. استفاده از این روش وقتی مناسب است که دوره های آموزشی سازمان از کیفیت نسبی برخوردار باشد.
دکتر عیسی درویش پور